Informativa Privacy — Magrone Communication Eventi

ai sensi degli artt. 13-14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

1. Introduzione e contesto del trattamento

Magrone Communication Eventi è una piattaforma web che permette agli organizzatori di eventi di raccogliere e mostrare in tempo reale foto e brevi video inviati dagli ospiti durante l'evento.

Gli ospiti non devono registrarsi alla piattaforma: accedono tramite un link o un codice fornito dall'Organizzatore e inviano contenuti che possono essere proiettati o condivisi durante l'evento.

Questa informativa è rivolta in particolare:

• agli ospiti degli eventi che inviano foto/video o li visualizzano tramite Magrone Communication Eventi;
• ai visitatori del sito che consultano le pagine pubbliche della piattaforma.

L'informativa è resa ai sensi degli artt. 12, 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), con linguaggio chiaro e facilmente comprensibile.

2. Chi tratta i tuoi dati: Titolare, Responsabile e sub-responsabili

2.1 Titolare del trattamento (Organizzatore dell'evento)

Per tutti i dati legati allo specifico evento (foto, video, guest_id, nome ospite, metadati, log del consenso), il Titolare del trattamentoè l'Organizzatore dell'evento che utilizza Magrone Communication Eventi.

• Il Titolare decide perché vengono trattati i dati (finalità dell'evento, modalità di proiezione e condivisione dei contenuti) e per quanto tempo.
• I dati di contatto dell'Organizzatore sono indicati nella pagina evento o nella comunicazione con cui hai ricevuto l'invito.

2.2 Responsabile del trattamento (Gestore della piattaforma)

La piattaforma Magrone Communication Eventi è gestita da Magrone Communication – Ditta Individuale(di seguito, “Gestore della piattaforma”), contattabile all'indirizzo [email protected], che agisce come Responsabile del trattamentoper conto dell'Organizzatore, ai sensi dell'art. 28 GDPR.

• Il Responsabile fornisce l'infrastruttura tecnica (sito, database, storage) e tratta i dati solo secondo le istruzioni documentate dell'Organizzatore.
• Il rapporto tra Organizzatore e Gestore è regolato da un accordo di nomina a responsabile del trattamento, che disciplina sicurezza, riservatezza e uso dei sub-responsabili.

In modo semplice: l'Organizzatore decide “cosa fare”con i dati dell'evento; il Gestore della piattaforma si occupa di “come farlo tecnicamente” in modo sicuro, senza usare i dati per finalità proprie incompatibili.

2.3 Sub-responsabili tecnologici

Per erogare il servizio, il Gestore utilizza fornitori tecnici che operano come sub-responsabili del trattamento, sempre ai sensi dell'art. 28 GDPR:

• Supabase: fornisce database, autenticazione e funzionalità “realtime” necessarie al funzionamento della piattaforma.
• Cloudflare R2: fornisce lo spazio di archiviazione per foto, video e relative miniature.
• Vercel: ospita il sito web e le API della piattaforma.

Con ciascuno di questi soggetti sono adottate garanzie contrattuali e tecniche adeguate per la protezione dei dati personali, in linea con gli artt. 28 e 46 GDPR.

3. Quali dati trattiamo e per quali finalità

3.1 Tipologie di dati degli ospiti

Nell'ambito degli eventi, possono essere trattati i seguenti dati personali:

• guest_id: un identificativo pseudonimo generato automaticamente dal sistema per distinguere i vari ospiti, senza richiedere nome o registrazione.
• guest_name (facoltativo):un nome o nickname che l'ospite può scegliere di inserire per farsi riconoscere durante l'evento.
• foto e videoinviati dall'ospite, comprese le miniature generate automaticamente.
• metadati tecnici dei contenuti (data e ora di invio, dimensioni del file, durata del video, stato di moderazione, informazioni tecniche necessarie a mostrare correttamente i contenuti).
• log del consenso:registrazione della versione dell'informativa mostrata, data e ora dell'accettazione, indirizzo IP reso non direttamente identificabile tramite hashing e informazioni sul browser/dispositivo (user agent), al solo fine di poter dimostrare che il consenso è stato raccolto correttamente e per motivi di sicurezza e audit.

3.2 Finalità del trattamento

I dati sopra indicati sono trattati per le seguenti finalità:

• gestione e svolgimento dell'evento: permettere agli ospiti di inviare foto e video, mostrarli in tempo reale su schermi o pagine web dell'evento, moderare i contenuti e rimuovere quelli inappropriati;
• personalizzazione minima dell'esperienza: associare un nome o nickname facoltativo ai contenuti inviati;
• funzionamento tecnico della piattaforma: garantire il corretto invio, salvataggio, visualizzazione e cancellazione dei contenuti, nonché la sicurezza del sistema;
• prova del consenso e rispetto degli obblighi legali: dimostrare, in caso di controlli o contestazioni, che il consenso alla pubblicazione delle immagini e dei video è stato raccolto in modo valido.

Non vengono effettuate attività di profilazione o marketing sugli ospiti dell'evento tramite Magrone Communication Eventi.

4. Basi giuridiche del trattamento e tempi di conservazione

4.1 Basi giuridiche

In base al GDPR, le principali basi giuridiche utilizzate sono:

• Consenso esplicito dell'ospite (art. 6, par. 1, lett. a, e art. 9, par. 2, lett. a, GDPR) per foto, video e guest_name facoltativo, sempre revocabile in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca.
• Esecuzione del servizio richiesto (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR) per i dati tecnici necessari a far funzionare la piattaforma (guest_id, metadati operativi, log strettamente tecnici).
• Legittimo interesse del Titolare e del Responsabile (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR) per il log del consenso e alcuni dati tecnici di sicurezza, al fine di dimostrare che il consenso è stato raccolto correttamente, prevenire e gestire abusi del servizio e tutelare i diritti delle Parti in caso di contenzioso.

4.2 Tempi di conservazione

I dati personali trattati tramite Magrone Communication Eventi sono conservati per un periodo di tempo limitato, proporzionato alle finalità per cui sono raccolti e nel rispetto del principio di minimizzazione di cui all'art. 5, par. 1, lett. c) ed e), GDPR. Il principio ispiratore è che i contenuti di un evento cessano di avere utilità una volta concluso l'evento stesso: la conservazione ordinaria è quindi la più breve possibile.

Per “inizio evento” si intende la data/ora di inizio dell'evento come comunicata dall'Organizzatore. La piattaforma calcola i termini di conservazione a partire da tale istante, secondo un modello a tre scadenze:

• A 24 ore dall'inizio dell'evento, l'evento si considera chiusoe la pagina di caricamento viene disattivata: gli ospiti non possono più inviare contenuti. Per eventi plurigiornali o situazioni specifiche le Parti possono concordare per iscritto un termine diverso (“salvo accordi diversi”); in mancanza di accordo, le 24 ore si applicano come termine ordinario.
• Entro 48 ore dall'inizio dell'evento (massimo), i contenuti sono cancellati automaticamente e in modo irreversibile, insieme ai relativi metadati e identificativi ospite. È il termine massimo di conservazione ordinaria, in attuazione del principio di minimizzazione.
• Solo in caso di accordo esplicito tra le Parti, la conservazione può essere estesa (ad esempio per eventi di più giorni, per consentire il download successivo, o per contenziosi in corso): in tal caso i contenuti possono restare fino a un tetto massimo di 90 giorni dall'upload. Il sistema cancella automaticamente e in modo irreversibile i contenuti al raggiungimento di questo limite, che rappresenta comunque il termine massimo assoluto.

In altri termini: la regola è cancellare entro 48 ore dall'inizio dell'evento(24h per la chiusura del caricamento + 24h per la cancellazione); la conservazione fino a 90 giorni è l'eccezione, possibile solo su accordo esplicito, ed è comunque garantita la cancellazione automatica al tetto massimo.

In dettaglio, per categoria di dato:

• Foto, video e miniature. Le immagini e i video caricati dagli ospiti, comprese le relative miniature e i metadati tecnici, sono cancellati entro 48 ore dall'inizio dell'evento in via ordinaria, e in ogni caso al più entro 90 giorni dall'upload in caso di accordo esplicito. La cancellazione è irreversibile.
• Identificativo ospite (guest_id) e guest_name facoltativo. Sono conservati insieme ai contenuti e seguono il medesimo modello (48 ore ordinarie, 90 giorni in caso di accordo esplicito), decorso il quale sono cancellati o anonimizzati in maniera irreversibile.
• Log del consenso.I dati relativi alla raccolta del consenso (data e ora dell'accettazione, versione dell'informativa mostrata, IP hashato, user agent, collegamento al guest_id pseudonimo) sono conservati per un periodo massimo di 6 mesidall'inizio dell'evento, esclusivamente per poter dimostrare, ai sensi dell'art. 7 GDPR, che il consenso è stato raccolto in modo valido e informato, e per garantire la sicurezza del sistema e svolgere attività di audit. Allo scadere di tale termine, i log sono cancellati o resi anonimi in modo da non consentire più l'identificazione, neppure indiretta, degli interessati.
• Conservazioni ulteriori.In presenza di specifiche esigenze legali (ad esempio, per l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria) o di richieste dell'Autorità di controllo, il Titolare potrà conservare alcuni dati per un periodo più lungo, limitatamente a quanto strettamente necessario, sulla base del legittimo interesse del Titolare a tutelare i propri diritti (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR).

5. Cookie e strumenti di tracciamento

Sul sito e sulla piattaforma Magrone Communication Eventi viene utilizzato un solo cookie tecnico di sessione di autenticazione, generato da Supabase, necessario esclusivamente per permettere all'Organizzatore di accedere in modo sicuro alla propria area riservata.

• Si tratta di un cookie strettamente necessario al funzionamento del servizio, ai sensi dell'art. 122 del Codice Privacy.
• Per questo cookie non è richiesto il consenso dell'utente, né è necessario un banner dedicato, in quanto non viene utilizzato per finalità di profilazione o marketing.
• Non sono presenti cookie di analytics, profilazione o tracciamento di terze parti.

6. Età minima e consenso dei minori

L'uso di Magrone Communication Eventi da parte degli ospiti è riservato a persone di almeno 14 anni.

• Gli ospiti di età inferiore a 14 anni non devono inviare contenuti tramite la piattaforma.
• Per gli ospiti di età tra 14 e 17 anni, è richiesto che l'Organizzatore abbia raccolto il consenso del genitore o di chi esercita la responsabilità genitoriale.

7. Diritti degli interessati e modalità di esercizio

In qualità di interessato, hai i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR, tra cui:

• Accesso: ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati che ti riguarda e riceverne una copia.
• Rettifica:chiedere la correzione o l'aggiornamento dei dati inesatti o incompleti.
• Cancellazione:chiedere la cancellazione dei dati (“diritto all'oblio”), ad esempio in caso di revoca del consenso.
• Limitazione: ottenere la limitazione del trattamento in alcune circostanze.
• Opposizione: opporti, per motivi connessi alla tua situazione particolare, al trattamento basato su legittimo interesse.
• Portabilità: ricevere i dati in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico, nei casi previsti dal GDPR.
• Revoca del consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente alla revoca.

Per esercitare questi diritti puoi rivolgerti in via principale all'Organizzatore dell'evento, in quanto Titolare, utilizzando i contatti indicati nell'invito o nella pagina evento. In caso di difficoltà o per aspetti tecnici, puoi contattare anche il Gestore della piattaforma Magrone Communication Eventi – Magrone Communication – Ditta Individuale, all'indirizzo [email protected], che trasmetterà la richiesta all'Organizzatore competente.

Hai inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) se ritieni che il trattamento dei tuoi dati violi il GDPR o la normativa nazionale in materia di protezione dei dati.

8. Segnalazione di contenuti illegali o inappropriati (Digital Services Act)

Magrone Communication Eventi mette a disposizione un canale di segnalazione per contenuti che ritieni illegali (ad esempio, diffamatori, discriminatori, lesivi di diritti di terzi) o comunque inappropriati.

Puoi effettuare una segnalazione tramite il pulsante “Segnala” presente accanto ai contenuti, ove disponibile, oppure tramite gli ulteriori canali indicati sul sito, indicando: il contenuto segnalato (es. link o codice dell'evento), il motivo per cui lo ritieni illegale o inappropriato, ed eventuali informazioni aggiuntive utili alla valutazione.

Le segnalazioni saranno esaminate dall'Organizzatore e/o dal Gestore della piattaforma, che potranno adottare le misure appropriate (es. rimozione o oscuramento del contenuto), nel rispetto del Digital Services Act e della normativa applicabile.

Ultimo aggiornamento: 06/08/2026